Anfänger-Guide zur Durchführung eines Training Needs Assessment

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Unternehmen und Organisationen nutzen das Training Needs Assessment, um zu verstehen, wie die Fähigkeiten der Mitarbeiter mit den Anforderungen des Unternehmens übereinstimmen, und um festzustellen, welche Mitarbeiter oder Abteilungen verschiedene Arten von Schulungen benötigen. 

In diesem Artikel erfahren Sie, was ein Training Needs Assessment ist und welche verschiedenen Ebenen es umfasst, damit Sie wissen, wie Sie eine Bedarfsermittlung im Einklang mit Ihren übergeordneten Unternehmenszielen durchführen können.

Was ist ein Training Needs Assessment?

Dieser spezielle Prozess hilft, die Lern- und Entwicklungsinitiativen eines Unternehmens zu managen. Mit Hilfe von Training Needs Assessments können Sie Wachstumsbereiche identifizieren, verstehen, was im aktuellen Ausbildungsrahmen fehlt und neue Möglichkeiten identifizieren, die für den Erfolg des Unternehmens notwendig werden. Es hilft bei der Beantwortung von Fragen zum aktuellen Bedarf, zu Budget-Prioritäten, zur Stärke der vorhandenen Ressourcen und zur Ausrichtung künftiger Initiativen.

Warum Unternehmen ein Training Needs Assessment benötigen

Unternehmen sollten in regelmäßigen Abständen ein Training Needs Assessment durchführen, um konsequent die richtigen Prioritäten zu setzen, Lücken zu ermitteln und auf dem Weg zum Erfolg zu bleiben. Anstatt einen pauschalen Schulungsansatz zu verfolgen, können Unternehmen mit einem Training Needs Assessment maßgeschneiderte Strategien entwickeln und so das Potenzial ihrer Teams maximieren. 

Indem sie ermitteln, wo die aktuellen Fähigkeiten fehlen oder an welchen Stellen neue Fähigkeiten erforderlich sind, können Unternehmen einen Kurs für künftiges Wachstum und Innovation festlegen. Um dies erfolgreich zu tun, müssen sie verstehen, wo sie derzeit im Vergleich zu ihren Zielen stehen, und diese Informationen nutzen, um ihre nächsten Schritte zu bestimmen. Diese Voraussicht hilft Unternehmen, ihre Ressourcen effizienter einzusetzen und sicherzustellen, dass die Schulungsinitiativen zu greifbaren Ergebnissen in Bezug auf Leistung und Produktivität führen.

Bewertung des Ausbildungsbedarfs auf verschiedenen Ebenen

Bei der Ermittlung des Ausbildungsbedarfs ist es für das Wachstum und die Nachhaltigkeit eines Unternehmens von grundlegender Bedeutung, seine genauen Bedürfnisse und Herausforderungen zu verstehen. Zu diesem Zweck sollten Unternehmen einen dreistufigen Ansatz für die Bewertung in Betracht ziehen, der sich auf die organisatorische, die berufliche und die individuelle Ebene konzentriert.

Organisatorische Ebene

Auf dieser Ebene konzentriert sich die Bewertung auf die allgemeine Leistung der Organisation. Zu den Schritten gehören:

• Identifizierung von vorhandenen Fähigkeiten, Stärken und verbesserungsbedürftigen Bereichen.

• Betrachtung der einzelnen Abteilungen und Ermittlung der übergreifenden Bedürfnisse. 

• Verständnis für externe Faktoren, die die Organisation beeinflussen, von demografischen Veränderungen und politischer Dynamik bis hin zu technologischen Innovationen und wirtschaftlichen Trends.

• Sicherstellung, dass die Belegschaft über die Fähigkeiten, das Wissen und die Fertigkeiten verfügt, um die strategischen Ziele der Organisation zu erreichen.

Durch eine Makroperspektive können Führungskräfte ihre Personalstrategien mit der Vision der Organisation auf breiterer Ebene abstimmen. Sie können diese Beurteilungsebene nutzen, um messbare Schulungsergebnisse und Standards zu entwickeln.

Diese Art der Bewertung kann auch dann von Vorteil sein, wenn in der Organisation bedeutende Veränderungen stattgefunden haben, wie z. B. eine neue Führung, eine Umstrukturierung der Arbeitsabläufe oder eine Veränderung der allgemeinen Unternehmensziele. Ein Training Needs Assessment kann ein erster Schritt in Richtung einer vielversprechenden Zukunft des Unternehmens sein.

Operative Ebene

Die operative Bewertung geht vom Allgemeinen zum Besonderen über und befasst sich eingehend mit den Anforderungen der verschiedenen Arbeitsaufgaben innerhalb des Unternehmens. Zu den wesentlichen Schwerpunkten gehören:

• Erkennen von Qualifikationsunterschieden oder Wissenslücken in verschiedenen Berufsgruppen, insbesondere wenn sich das Unternehmen in eine neue strategische Richtung bewegt.

• Erforschung innovativer Methoden zur Ausführung von Aufgaben, die diese Lücken schließen könnten.

• Prüfung der Leistungsstandards und aktuellen Praktiken für jede Rolle. 

• Sicherstellen, dass sich jede Berufsgruppe nahtlos an die übergreifenden Ziele der Organisation anpasst.

Durch diesen gezielten Ansatz wird sichergestellt, dass jede Rolle mit den Zielen der Organisation übereinstimmt. Auf dieser Ebene können Sie Arbeitsleistungsstandards, Stellenbeschreibungen und operative Daten sorgfältig prüfen und bei Bedarf anpassen.

Individuelle Ebene

Bei der Einzelbeurteilung wird jeder Mitarbeiter in den Mittelpunkt gestellt, wobei seine Leistung, sein Potenzial und sein Ausbildungsbedarf beurteilt werden. Sie beinhaltet:

• Bewertung, wie effektiv ein Mitarbeiter seine derzeitigen Aufgaben erfüllt.

• Einschätzung des Potenzials, andere oder zusätzliche Aufgaben zu übernehmen.

• Ermittlung des spezifischen Schulungs- oder Entwicklungsbedarfs, um die Fähigkeiten zu verbessern oder Wissenslücken zu schließen.

Diese personalisierte Bewertung hilft bei der Ermittlung von Schulungslösungen für jeden Mitarbeiter und trägt zur Entwicklung von Wachstumsmöglichkeiten innerhalb des Unternehmens bei.

Wie man ein Training Needs Assessment durchführt

Nachdem Sie nun die Bewertung des Schulungsbedarfs und die verschiedenen Ebenen verstanden haben, lassen Sie uns den Prozess untersuchen. 

Planen Sie Ihre Ergebnisse, Ziele und Methoden

Wenn Sie mit der Planung Ihres Training Needs Assessments beginnen, sollten Sie festlegen, wonach Sie suchen, welche Ressourcen und welches Team Ihnen zur Verfügung stehen und welche Prioritäten Sie setzen. Ziehen Sie in Erwägung, dies in die folgenden Teile aufzugliedern, um es leichter zu visualisieren.

• Definieren Sie klare Ziele: Legen Sie zunächst Ihre Ziele für die Bedarfsermittlung fest. Geht es darum, den Ausbildungsbedarf für eine bestimmte Abteilung zu ermitteln, die Anforderungen für eine neue Rolle zu verstehen oder die Effizienz eines bestimmten Prozesses zu verbessern?

• Stellen Sie ein Team zusammen: Stellen Sie je nach Umfang der Bewertung ein Team zusammen, das aus Interessenvertretern, Fachexperten, Vorgesetzten und Entscheidungsträgern oder Partnern besteht, die in den Prozess eingebunden sind.

• Bestimmen Sie die Ergebnisse: Legen Sie Ihre Prioritäten und Ihre genauen Ergebniskennzahlen fest. Dies hängt von Ihren Methoden, Datenquellen und Anliegen ab.

• Bestimmen Sie den Projektplan und die Datenquellen: Entscheiden Sie, wie Sie auf der Grundlage der gewünschten Ergebnisse Informationen sammeln wollen. Vergewissern Sie sich, dass die von Ihnen gewählten Methoden für die Zielgruppe und die gesetzten Ziele geeignet sind. Sie können frühere Training Needs Assessments oder andere Materialien heranziehen, um die Richtung festzulegen.

Führen Sie das Training Needs Assessment durch

Sobald Sie das Projektziel, das Team, die Ergebnisse und den Plan festgelegt haben, werden Sie die Daten sammeln und analysieren.

• Priorisieren Sie den Bedarf: Ordnen Sie die Anforderungen auf der Grundlage der ermittelten Lücken nach ihrer Wichtigkeit oder Dringlichkeit. Berücksichtigen Sie dabei Faktoren wie mögliche Auswirkungen, Durchführbarkeit und Übereinstimmung mit den Unternehmenszielen.

• Datenerhebung: Sammeln Sie mit den in der Planungsphase gewählten Methoden Daten über die aktuelle Situation. Dies kann die Auswertung vorhandener Daten, die Durchführung einer Umgebungsuntersuchung, Umfragen, Interviews, Fokusgruppen, Beobachtungen oder Dokumentenanalysen beinhalten.

• Datenanalyse: Verarbeiten Sie die gesammelten Daten, um Muster und Lücken zu erkennen. Vergleichen Sie anhand der analysierten Daten den Ist-Zustand mit dem Soll-Zustand, um Diskrepanzen oder Lücken in den Verhaltensweisen, Fähigkeiten oder Kenntnissen zu erkennen. Diese Lücken weisen auf Bereiche hin, die einer Verbesserung, Anpassung oder Intervention bedürfen. Sie sollten auch den Kontext, die Hindernisse, die der Schließung dieser Lücken im Wege stehen, sowie mögliche Kooperationen oder Lösungen bewerten.

Handeln Sie auf der Grundlage der Ergebnisse

• Entwickeln Sie Empfehlungen: Schlagen Sie auf der Grundlage der priorisierten Bedürfnisse umsetzbare Lösungen vor. Diese können von der Entwicklung von Schulungsprogrammen und der Überarbeitung von Aufgabenbereichen bis hin zur Neuzuweisung von Ressourcen oder der Schaffung neuer Prozesse reichen.

• Lösungen umsetzen: Beginnen Sie mit der Umsetzung der empfohlenen Maßnahmen. Dies könnte die Durchführung von Schulungen, die Anpassung von organisatorischen Abläufen oder die Einführung neuer Tools oder Technologien beinhalten. Sie sollten einen Zeitplan aufstellen, Prioritäten festlegen und das Format der Maßnahmen oder Schulungen bestimmen.

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